|
| |
上海市归档文件整理操作细则 |
| |
第一条 为规范归档文件整理，方便利用，体现“简化整理、深化检索”要求，适应档案信息化和现代化管理需要，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）规定，结合本市文书档案管理实际，制定本细则。
第二条 本细则适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。
第三条 基本术语解释
本细则所称归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
本细则所称归档文件整理，是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本细则所称件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位，它的形成是自然的、它的形式是单个独立成册的，它的效用是独立可用的。它是文件归档时的基本保管单位。
归档时，每份文件为一件：
（一）请示与批复、来文和复文原则上各为一件；
（二）会议记录和会议纪要原则上各为一件；
（三）文件的正文与历次修改稿各为一件；
（四）一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件；
（五）归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件。
以下情况为一件：
（一）正文与定稿、原件与复制件，由于内容一致，归档时为一件；
（二）正文与附件、转发文与被转发文，是一份文件不可分割的组成部分，必须为一件；
（三）式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件。
第四条 整理原则
遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第五条 质量要求
（一）归档文件收集应齐全完整。本单位形成的文件是归档重点。各单位要按照国家档案局8号令要求，制定详细的归档范围和文书档案保管期限表；
（二）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等应符合档案保护要求；
（三）整理归档文件时应去除易锈蚀的金属物，超大纸张应予折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸文件应予复制。
第六条 整理方法
（一）装订：归档文件应按件装订。
1、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文版本在前，其它文种版本在后。有文件处理单的，应放在文件的前面。
2、装订方法：装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。件内页数较少的推荐采用左上角“粘贴”或“不锈钢订书钉”装订，也可采用“一孔二线”或“二孔一线”的线装装订法。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；件内页数较多的推荐采用左侧“三孔一线”装订法。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。已成册不易拆封且未使用易锈蚀的金属物装订的，无须另行装订。短期保存的归档文件可不予重新装订。
（二）分类：一般采用年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，可以组合成多种复式分类。其中年度、保管期限是必选项，机构（问题）是选择项。在基层单位或小机关，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单。推荐采用“年度—保管期限”分类方法。全宗内的分类方案应保持相对稳定。实体分类时将文件按不同年度、不同保管期限、不同机构等进行相对集中，同一事由的文件尽量排在一起。
1、按年度分类：以每年1月1日至12月31日为一个自然年度。
（1）文件有多个时间特征
一份文件可有成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。归档文件形成年度的确定方法：以文件签发日期（即落款日期）判断文件的所属年度。计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进等材料内容所指年度与文件形成年度不一致，统一按其形成年度归档。如：2000年形成的《2001—2005年工作规划》，应归入2000年度；2004年制定、2005年生效的法律法规，应归入2004年。
（2）跨年度形成的文件
对请示与批复、转发件与被转发件、会议、案件等跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。如：下级单位2005年12月写的请示，上级单位2006年1月收到，如将“请示与批复为一件”，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2006年。
（3）几份文件为一件时
以装订时排列最前面的文件的日期为准，如请示与批复，以批复日期为准。
（4）未标注日期的文件
应通过分析文件内容等方法，考证和推断文件的准确日期或大致日期，并据此按年度合理归档。
2、按保管期限分类：按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》精神，对归档文件按划定的保管期限进行分类。
3、按机构（问题）分类：将归档文件按其形成或承办的机构（部门）分别进行整理，一个机构设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本单位机构序列表的规定顺序排列。一般将领导机构、综合性机构排在最前面，再依次排列各业务部门。如：先排办公室，后排业务处(室)、后勤部门等。
采用机构分类法，原则上哪个机构起草或承办的就归入哪个机构类中。有些文件是由几个机构共同处理的，可由主办机构归档。
使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位的职能来设置类别。如：将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，各业务部门形成的归档文件划为“某某业务类”，行政后勤等部门形成的归档文件划为“行政类”等等。
当归档文件数量较多，分类需要分层进行时，采用几种分类方法结合使用，称为复式分类法。年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，可以组合多种复式分类法。一个全宗内只允许使用一种复式分类方法。年度、保管期限作为必选项，任何复式分类法都必须具备；机构（问题）作为选择项。如：保管期限—年度—机构分类法。即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，便于今后档案移交进馆。分类方案为：
永久：2000年 办公室、业务一处、业务二处.....
2001年 办公室、业务一处、业务二处.....
2002年....
30年：2000年办公室、业务一处、业务二处.....
2001年 办公室、业务一处、业务二处....
2002年....
10年：2000年 办公室、业务一处、业务二处.....
2001年 办公室、业务一处、业务二处.....
2002年....
（三）排列
归档文件应在分类的最低一级类目内进行排列。文件排列以遵循“事由原则”为主，参考时间和重要程度等因素。
1、不同保管期限的文件，需分别排列。
2、不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）序列排列。
3、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。
4、因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。在实际工作中应尽量避免这种情况。
（四）编号
归档文件应依据分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容，归档章中各项内容的位置不得打乱。文件处理单随同文件一并归档的，归档章一般盖在文件处理单上。填写归档章项目的书写材料应符合档案保护的耐久性要求。归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号。
1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。没有全宗号的可以暂时不填。
2、年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二OO五年表示为“2005”，不能简化为“05”。
3、保管期限：归档文件保管期限统一标识为“永久”、“30年”、或 “10年”“永久”“长期”“短期”。
4、件号：文件的排列顺序号。是指实体上装订在一起，编目时只体现一条条目。
（1）室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目，如按“保管期限——年度”分类，其最低一级类目为“年度”，即在一个年度里，按文件的排列顺序从“１”开始逐件编号，形成一年一个流水号。不同类目之间不能交叉编号。编号必须与分类方案一致。
（2）馆编件号：进馆时按要求填写。
（3）机构（问题）：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或其规范化简称；按问题分类的，用中文填写类目名称。
（五）编目：依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。
1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。但必须在题名栏中用( )注明有无来文，如“附请示”。
2、归档文件目录设置：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
（1）件号：填写室编件号。其件号应与档案室整理体系相吻合，按照归档章项目中的件号填写即可。
（2）责任者：制发文件的组织或个人。填写时使用责任者全称或其规范化简称。
（3）文号：文件的发文字号。一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。没有文号的空缺。
（4）题名：文件标题。没有标题或标题不能全面揭示文件内容的，可自拟标题，外加“［ ］”号；会议记录应自拟会议的主要内容。文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录。文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录。“介绍信存根”等反映个人信息的表单应将其中的人名一一录入。
（5）日期：填写文件的形成日期（即文件的落款时间），以８位阿拉伯数字标注年、月、日，如2005年1月8日，标注为20050108。
（6）页数：每件归档文件的总页数。用于统计和核对。计算页数时，文件中有图文的页面都应统计在内，公文处理单与文件一同归档的，应加上公文处理单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。
（7）备注：填写需要说明的问题或情况。如需说明情况较多，可直接写在盒内备考表中，并在备注栏上注明。
3、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准Ａ4型（长为297mm，宽为210mm）。
4、归档文件目录应装订成册。它应包括目录封面（设置全宗名称、年度、保管期限、机构[问题]等项目）和归档文件目录二部分。
（六）装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表。
1、档案盒规格：档案盒外形尺寸为长310mm，宽220mm，厚度为20mm、30mm、40mm。
2、档案盒封面：在档案盒封面上端用全称或其规范化的简称标明全宗名称。在全宗名称下加划双横线。
3、档案盒盒脊（底边）：根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一份文件和最后一份文件的件号，中间用“—”连接。盒号，即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按要求编制。
4、档案盒材质要求：应采用无酸纸制作。
5、装盒要求：将归档文件按件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒盒脊及备考表。不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内。同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中。
6、备考表置于盒内文件之末，不宜印在档案盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明栏主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人栏即由负责整理该盒归档文件的人员签名，检查人栏由归档文件整理质量检查人的签名，日期栏应填写归档文件整理完毕的日期。
第七条 档案排架
档案排架：归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，盒脊朝外，便于实体管理。
第八条 归档时间
文书部门或业务部门可将应归档文件随办随归，也可在次年三月底前整理完毕移交档案室归档，档案部门必须在六月底前完成上一年文件材料的归档工作。
|
|
|
|
|
沪ICP备05026487号
